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       第一章   总则
        第一条   为使我校公文的撰写、制发和处理规范化、科学化,根据中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》、国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)等文件精神,结合我校实际,特制定本办法。
        第二条   东北大学公文是学校实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻上级方针、政策,指示、指导,布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
        第三条   公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
        第四条   公文处理必须坚持实事求是的原则,按照公文处理规定和要求进行,做到规范、准确、及时、安全、保密。
        第五条   学校党委办公室、校长办公室分别负责学校党委、行政公文的处理工作,并对校机关各部处、学院(部)和直属部门的公文处理工作进行业务指导。
        第六条 党委办公室、校长办公室配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当具有较高的政治和业务素质,工作积极,作风严谨,遵守纪律,恪尽职守。

        第二章 公文种类
        第七条 党的机关公文种类主要有:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关的公文种类主要有:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。我校党委、行政正式文件常用的种类主要有:
        (一)决定 用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
        (二)通知 用于发布党内法规、批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
        (三)通报 用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
        (四)报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
        (五)请示 用于向上级机关请求指示、批准。
        (六)批复 用于答复下级机关的请求事项。
        (七)意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
        (八)规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范(只适用于党委文件)。
        (九)函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主部门请示批准等。
        (十)会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。

        第三章 公文格式
        第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
        (一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”公文还应当标明公文印制份数的顺序号。
        (二)紧急程度指对公文送达和办理的时间要求,标注在文件首页密级下方位置,紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。
        (三)发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成(对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称),套红大字居中印在文件首页上端。联合行文,主办机关排列在前,“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。学校党委、行政公文版头的形式有:
        1.校内党委公文版头“中共东北大学委员会文件”;“中共东北大学党委办公室文件”,党政联发版头“中共东北大学委员会 东北大学文件”;行政公文版头“东北大学文件”、“东北大学校长办公室文件”、“东北大学公函”、“东北大学会议纪要”。版头字号为零号字。
        2. 校内专门委员会公文版头“中共东北大学委员会组织部文件”、“中共东北大学纪律检查委员会文件”、“东北大学工会委员会教代会执委会文件”、“共青团东北大学委员会文件”。
        3.各学院党委公文版头“中共东北大学××学院委员会文件”、学院党政联发版头“中共东北大学××学院委员会 东北大学××学院文件”、学院行政公文版头“东北大学××学院文件”。
        4.以校内专门委员会和学院名义制发的公文,版头字号不得大于壹号字。
        (四)发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。联合行文时,只标注文件主办机关的发文字号。以学校党委名义制发的公文和党政联发的公文发文字号为“东大党字〔×年〕×号”、以学校名义制发的公文涉及全局性、综合性工作的以“东大校字〔×年〕×号”编写文号,涉及某一方面问题的文件以职能部门简称“东大×字〔×年〕×号”编写文号,如“东大学字〔2000〕1号”。以东北大学党委办公室、校长办公室名义制发的公文发文字号分别为“东大党办字〔×年〕×号”, “东大校办字〔×年〕×号”,版头为“东北大学公函”的公文发文字号为“东大函字〔×年〕×号”。以专门委员会名义制发的公文,如“中共东北大学纪律检查委员会文件”,发文字号为“东大纪字〔×年〕×号”。
        (五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
        (六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
        (七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
        (八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
        (九)公文除“会议纪要”外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
        (十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
        (十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应加括号标注。
        (十二)所有正式公文均应按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》标注主题词。主题词位于公文末页下部,版记上方。
        (十三)抄送机关,指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级机关、下级机关和不相隶属机关。
        第九条 校党委、行政公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。

        第四章 行文规则
        第十条 行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。要大力精简公文,减少重复行文。
        第十一条 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定,行文关系主要有上行文、平行文、下行文。
        第十二条 向上级机关的行文,一般应主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。一般情况下,下级机关不得越级请示问题。因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。
        第十三条 学校内部机构除党委办公室、校长办公室、组织部、纪委、工会、团委外,原则上不得对外正式行文。除上述部门和各学院外,其他部门原则上不得印制文件。
        第十四条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。不相隶属机关之间一般用函行文。
        第十五条 除上级机关负责人交办的事项外,不得以学校名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
        第十六条 受双重领导的单位向上级机关的请示,应根据请示的内容注明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复请示事项;上级机关向受双重领导的下级单位行文,应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。
        第十七条 制发公文中,凡遇到以下情况者,一般不行文:
        (一)有关贯彻执行上级文件的一般性表态或没有实质性内容要求的,一般不行文。必要时可按有关规定将上级文件原文翻印下发。文件执行中情况无明显变化的,不再制发没有新内容的同类文件。
        (二)各种会议文件,包括领导同志的报告、讲话等,凡在会议上已印发的,会后如无重要修改,一般不再印发。
        (三)领导同志个人的讲话、报告,未经党委集体讨论同意,不作正式文件印发。
        (四)凡可用内部刊物、简报刊登的文稿,不再以文件形式印发,凡可用电话或口头答复的,不作文复。
        (五)各种调查报告、典型经验等,一般不行文。
        第十八条 党委和行政文件只发至处级部门,不作普发。

        第五章 发文程序
        第十九条 公文发送包括草拟、审核、签发、编号、校对、用印、分发等程序。
        第二十条 草拟公文应当做到:
        (一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
        (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
        (三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
        (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
        (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题、后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
        (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”、第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
        (七)应当使用国家法定计量单位。
        (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使有国际组织外文名称或其缩写开工,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
        (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
        第二十一条 拟稿 各职能部门报请批准以党委名义、学校或校办公室名义发文的,应代拟文稿。起草的文稿应附有公文拟稿纸,注明行文范围、拟稿单位、拟稿人、印制份数、拟稿日期、标题及附件名称。为便于文件归档,起草的正式文稿应用A4纸打印,严禁使用铅笔或一般圆珠笔。
        第二十二条 审核 职能部门撰拟的以党委或学校名义发出的文稿,必须先经部门负责人审稿,并在公文拟稿纸“处(部)长审稿”栏签字后,分别在党委办公室或校长办公室办理审核手续。以学校专门委员会和学院名义发送的公文,由部门或学院负责人审稿。“东大外字”文件和有关“出国政审”文件,由学校授权,由外事处和组织部负责审核、印发。科级干部任免文件,由学校党委授权,由组织部负责审核、印发。
        第二十三条 会签 行文涉及两个以上部门的必须履行会签手续,由联办部门负责人会签。
        第二十四条 核稿 以学校党委名义撰拟的公文由党委办公室核稿,以学校名言撰拟的公文由校长办公室秘书科负责核稿。若对文稿作大的变动和修改,由核稿人提出意见,退回拟稿部门改写。对文稿一般问题需要变动、修改的可与拟稿人共同研究、修改。核稿人核完稿后,应在公文拟稿纸“核稿”栏签字。
        第二十五条 公文校核的重点是:
        (一)是否确需行文。
        (二)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。
        (三)所提措施和办法是否切实可行。
        (四)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。
        (五)人名、地点、时间、数字、引文、文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本规定的要求。
        (六)是否符合规定的审批、会签手续,有关附件是否齐全。
        (七)文件规格是否合适。一般能由一家单独行文的,不以党政联发形式行文。
        第二十六条 签发 “东大党字”、“东大校字”文件内容为事关学校改革、发展、稳定等综合性的重大问题或需要由两个及两个以上单位共同完成的重要工作。此类文件需经党委办公室或校长办公室审核后,送书记、校长或书记、校长委托的副书记、副校长签发。其中报送上级领导机关的重要工作报告、请示、意见,原则上由党委书记或校长签发。党政联发的公文须经书记、校长会签。除“东大党办字”、“东大校办字”(由党委办公室或校长办公室主任或副主任签发)以外的,涉及某一方面问题的文件(东大×字)经校办公室审核后,送分管校领导签发,分管校领导认为需要其他领导签发的,可批请签发。如分管校领导因执行公务在外地,且文件时效性较强需紧急印发时,经党委办公室或校长办公室同意,承办单位可向其他校领导汇报有关情况,请代为审批,并在分管领导回校后,及时办理补签手续。校领导签发公文,应当用钢笔、碳素笔签署姓名和时间。
        第二十七条 校领导要严格按照程序审批公文,对未经校办公室审核的公文不予审批。
        第二十八条 编号 公文经过签发即成定稿。以东北大学党委和学校名义发送的公文由党委办公室或校长办公室统一编号。
        第二十九条 校对 公文起草单位负责公文的校对。校对以签发的定稿为基础,校对公文正文语言、文字(包括标点符号)使用及版记内容是否正确等。公文起草单位负责人是公文校对的第一责任人,公文起草人是公文校对的直接责任人。
        第三十条 分发 “东大党字”公文由党委办公室登记、分发;“东大校字”公文由校长办公室秘书科登记、分发。“东大×字”公文由拟稿部门负责抄报(送)上级机关和有关部门。

        第六章 收文办理
        第三十一条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
        第三十二条  上级来文涉及党务工作的,由党委办公室签收;涉及行政工作的,由校长办公室签收。启封后分类、编号、登记,填写“公文阅办单”后分别送党委办公室或校长办公室主任批呈或批办。根据办公室主任拟办意见,交主管校领导批阅,紧急公文,应提醒办理时限。送校领导批阅或职能部门办理的公文,由党委办公室或校长办公室负责催办,防止延误和漏办。
        第三十三条 上级各业务主管部门直接对我校职能部门、学院的发文和在会议上所收到的文件,须先交到党委办公室、校长办公室登记后再进行办理。
        第三十四条   密级文件办理
        (一)对于上级机关发来的密级文件,除注明个人亲启件外,一律由党委办公室机要室工作人员负责拆封登记并按相关规定程序处理。参加会议带回的秘密文件、资料,个人不得保存,必须及时移交党委办公室密件管理人员,移交时要认真履行移交手续。需要下发的密级文件,由主管校领导根据密件的密级、知悉范围和工作需要确定发放范围,发放时严格履行登记、签收手续,填写《东北大学国家秘密载体发放登记表》。
        (二)密级文件的使用、借阅、复制必须按照《东北大学保密工作管理规定》执行。
        第三十五条 上级来文办理
        (一)凡学校领导明确批示有承办单位的上级来文,由承办单位按文件要求进行办理。
        (二)上级来文涉及校内多个单位并且学校领导没有明确批示有承办单位的文件,由党委办公室、校长办公室行使综合协调的职能,责成有关部门按文件要求进行办理。
        第三十六条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

        第七章 公文立卷、归档和销毁
        第三十七条 公文办理完毕后,应按照《档案法》及立卷归档的原则和方法及时将正文、底稿和有关材料、附件一起收集齐全组成案卷、编写卷内目录,向档案室移交,个人不得保存应归档的文件。
        第三十八条 上级来文的归档。中央、教育部党组、国务院、省政府及国家教育部、省教育厅等国家级、省部级文件(综合性的)由党委办公室、校长办公室负责归档。具体事务性和专业性强的业务文件由承办单位立卷归档。上级业务部门直接对我校职能处室的发文,由校办公室秘书科或职能处室立卷归档。
        第三十九条   密级文件的清退、归档。上级下发的密级文件需清退的,由学校党委办公室按上级有关规定执行。每年度要归档的密件应在次年初由党委办公室及时核对造册后归档,具体按照《东北大学涉密档案管理办法》执行。
        第四十条 本校发文的归档。凡校内形成的文件,从工作的连续性出发,原则上均由文件起草部门负责立卷、归档。其中“东大党字”、 “东大校字”文件分别由党委办公室或校长办公室归档。
        第四十一条  没有归档价值的文件,经过鉴定后,由主管部门领导批准,统一到保密部门指定地点销毁,保证不丢失、不漏销。不需清退、归档的密级文件,应按年度进行销毁,销毁前必须经单位(部门)主要领导审核批准,填写《东北大学国家秘密载体销毁登记表》,并报校保密办备案后方可执行。密级文件的销毁应使用符合保密要求的碎纸机,或按照《东北大学保密废纸回收销毁办法》,由校保密办统一送交辽宁省保密局涉密文件销毁服务中心销毁 。任何单位(部门)和个人不得随意销毁密件或把密件当作废品出售。
        第四十二条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员工作岗位变动时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

        第八章 附则
        第四十三条 我校各委员会公文及学院党委、行政公文处理参照本规定执行。
        第四十四条 各部门要设相对固定的专人负责此项具体工作。
        第四十五条 本规定自公布之日起执行。


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